北京大学“新生入学系统”使用须知

一、院系接待

（一）本科生

1．记录是否到校

2．补收学生家庭经济情况调查表

3．学生借款（学费、住宿费、生活费借款）的录入及初审

4．记录新生基本信息中的错误

5．发放宿舍钥匙

对分配宿舍的新生，根据学费住宿费以及其他应交费用缴纳情况、协议签署情况，决定是否发放钥匙，并记录发放情况。

6．新生报到完成

对于安排宿舍的新生领到钥匙后可认为其完成报到；对于不安排宿舍的新生需手动勾选报到完成标志后提交。

（二）研究生

1．记录是否到校

2．查验毕业证书

3．补收新生家庭经济情况调查表

4．记录新生基本信息中的错误

5．发放宿舍钥匙

对分配宿舍的新生，根据学费、住宿费及其他应交费用缴纳情况，协议签署情况，毕业证书查验情况，决定是否发放钥匙，并记录发放情况。

6．新生报到完成

对安排宿舍的新生，领到钥匙即可认为其完成报到；对不安排宿舍的新生，要检查其是否有现场交费、签署协议、查验毕业证书的要求，若有则要看其完成情况，全部完成后，手动勾选报到完成标志后提交。

二、教务部、研究生院

1．根据院系发现的新生基本信息错误，修改新生数据（姓名、性别、院系等）

2．维护新生的收费标准（增、改、删）

3．根据新生基本信息中是否需签署协议标志进行，记录协议单位

三、校园卡 管理与结算 中心、 动力中心

维护新生的校园卡和浴卡的预缴费用标准（增、改、删）

四、财务部

新生收费

五、学生资助中心

1．新生借款审批

2．收取新生家庭经济情况调查表

3．生源地信用助学贷款的登记

4.高校国家助学贷款的办理

5.勤工助学人才库的登记

6.资助政策的咨询和相关表格的发放

六、 公寓 服务中心

处理宿舍临时调整

七、 留学生办公室

留学生到校后首先到中关新园迎新接待站，留学生办公室置到校标志，表明学生迎新期间需要在留学生办公室办理的工作已经完成；然后，学生到院系办理相关手续，院系置报到完成标志。

八、计算中心

1.维护新生的网络费的预缴费用标准（增、改、删）

2.负责新生入学系统现场技术支持及网络保障

3.提供新生信息查询服务（个人基本信息、当前报到进程、交费情况）

九、报到新生

按照学校统一发放的新生入学报到须知办理报到手续

新生错误数据的处理办法：

1.涉及到需要对新生住宿、学费作出调整的错误信息的处理：

北大在职研究生由新生所在院系接待人员在系统中记录错误原因，并陪同新生到总指挥站由主管部门对错误信息进行修改。如果错误数据导致学费发生变化，由主管部门调整该新生的学费标准；如果错误数据导致住宿地点发生变化，由主管部门调整该生的住宿地点，收回原来的钥匙，发放调整后的钥匙。在以上操作中涉及补退款的处理办法：凡统一划款成功后 修改收费标准的同学，若涉及补款事项，请院系接待人员陪同到收费接待站补交差额； 若涉及退款事项，请院系通知学生于报到次日后的任意工作日持收据到财务部办理退款手续。

2.不影响住宿、学费的错误数据的处理：

由新生所在院系接待人员在报到系统中记录错误原因即可。